مسئول پذیرش

مسئول پذیرش یا کارمند پذیرشگر (به انگلیسی: Receptionist)، کارمندی است که در یک موقعیت اداری یا پشتیبانی مشغول به کار است که معمولاً در یک فضای انتظار مانند لابی یا میز پذیرش یک مؤسسه انجام می‌شود. به شخصی که توسط سازمان استخدام می‌شود تا از مراجعین استقبال کند و به تماس‌های تلفنی پاسخ دهد عنوان مسئول پذیرش اطلاق می‌شود. در حوزه هتلداری، اصطلاح میز پذیرش برای یک بخش اداری استفاده می‌شود که در آن وظایف متصدی پذیرش ممکن است شامل رزرو و تعیین تکلیف اتاق، ثبت نام مهمان، کار صندوقداری، بررسی اعتبار، کنترل کلیدها و خدمات پستی و پیام‌رسانی نیز باشد. وظیفه پذیرشگرها برای کمک به سازمان‌هایی که در آنها کار می‌کنند، حوزه‌های کاری گسترده‌ای را از جمله تنظیم قرار ملاقات‌ها، بایگانی، ثبت سوابق و سایر امور اداری پوشش می‌دهد.^[۱]

وظایف یک پذیرشگر می‌تواند شامل پاسخ به سوالات بازدیدکنندگان در مورد یک مؤسسه و محصولات یا خدمات آن، هدایت بازدیدکنندگان به مقصدشان، مرتب‌سازی و توزیع نامه‌ها، پاسخ به تماس‌های دریافتی از طریق تلفن‌های چندخطی یا در اوایل قرن بیستم، پاسخگویی به تلفن‌های سانترال، تنظیم قرار ملاقات‌ها، بایگانی، نگهداری سوابق، تایپ با کیبورد/ورود داده‌ها و انجام انواع کارهای اداری دیگر مانند فکس یا ایمیل باشد. برخی از متصدیان پذیرش ممکن است وظایف حسابداری یا صندوقداری را نیز انجام دهند. در برخی از موارد، اما نه همه آنها، ممکن است از متصدی پذیرش انتظار داشته باشند که به مهمانان قهوه یا چای سرو کند و لابی را مرتب نگه دارد.^[۲]

یک پذیرشگر همچنین ممکن است با تأیید هویت کارمندان، صدور کارت ورود به جلسه و مشاهده و گزارش هرگونه فعالیت یا فرد غیرمعمول یا مشکوک، برخی از وظایف کنترل دسترسی نگهبانان امنیتی را برای یک سازمان بر عهده بگیرد.

پذیرشگر معمولاً اولین فردی است که در هر سازمانی با او ارتباط برقرار می‌شود. سازمان‌ها معمولاً انتظار دارند که متصدی پذیرش، صرف نظر از رفتار بازدیدکنندگان، همیشه رفتاری آرام، مودبانه و حرفه‌ای داشته باشد. برخی از ویژگی‌های شخصی که انتظار می‌رود یک پذیرشگر برای انجام موفقیت‌آمیز این شغل داشته باشد شامل توجه، ظاهری آراسته، ابتکار عمل، وفاداری، بلوغ، احترام به محرمانگی و احتیاط، نگرش مثبت و قابل اعتماد بودن است. گاهی اوقات، این شغل ممکن است به دلیل تعامل با افراد مختلف با شخصیت‌های متفاوت و انتظار انجام سریع چندین وظیفه، استرس‌زا باشد.^[۳]

بسته به صنعت، موقعیت شغلی پذیرشگر می‌تواند فرصت‌هایی برای شبکه‌سازی به منظور پیشرفت به جایگاه‌های دیگر در یک زمینه خاص داشته باشد. برخی افراد ممکن است از این نوع شغل به عنوان راهی برای آشنایی با امور اداری یا یادگیری سایر وظایف یا جایگاه‌ها در یک سازمان استفاده کنند. برخی افراد از کار پذیرشگری به عنوان راهی برای کسب درآمد در حین دنبال کردن فرصت‌های تحصیلی بیشتر یا سایر علایق شغلی مانند هنرهای نمایشی یا نویسندگی استفاده می‌کنند.

در حالی که بسیاری از افرادی که به عنوان مسئول پذیرش کار می‌کنند، در طول دوران حرفه‌ای خود در آن شغل باقی می‌مانند، برخی از مسئولان پذیرش ممکن است به مشاغل اداری دیگر از جمله نماینده خدمات مشتری، مسئول توزیع، مصاحبه‌کننده، منشی، دستیار تولید، دستیار شخصی یا دستیار اجرایی تغییر شغل یا ارتقا یابند. در موسسه‌های کوچک‌تر، مانند مطب پزشک یا دفتر وکیل، مسئول پذیرش ممکن است مدیر دفتر نیز باشد که مسئول انجام طیف وسیعی از عملیات در سطح مدیریت میانی است. برای مثال در حوزه هتلداری، نقش متصدی پذیرش در شیفت شبانه تقریباً همیشه با انجام تجمیع و گزارش‌دهی حساب‌های روزانه، که به‌طور خاص به عنوان حسابرسی شبانه شناخته می‌شود، همراه است.

وقتی متصدیان پذیرش شغل خود را ترک می‌کنند، اغلب وارد حوزه‌های شغلی دیگری مانند فروش و بازاریابی، روابط عمومی یا سایر مشاغل رسانه‌ای می‌شوند. چند فرد مشهور، مثل بتی ویلیامز، یکی از دریافت‌کنندگان مشترک جایزه صلح نوبل ۱۹۷۶، در ابتدا پذیرشگر بودند.^[۴] تعدادی از افراد مشهور قبل از شهرت به عنوان پذیرشگر کار می‌کردند، مانند خواننده/ترانه‌سرا نائومی جاد^[۵] و لیندا مک‌کارتنی، عکاس، کارآفرین و همسر پل مک‌کارتنی از دیگر افراد مشهوری که حرفه خود را به عنوان متصدی پذیرش آغاز کردند یا در این زمینه کار کردند، می‌توان به رزا پارکس، فعال حقوق مدنی^[۶] و کارلی فیورینا، مدیرعامل سابق هیولت پاکارد^[۷] اشاره کرد.

امروزه برخی از صاحبان بنگاه‌های کوچک تا متوسط به دلیل پیشرفت در فناوری ارتباطات به جای یک پذیرشگر تمام وقت و حضوری، یک پذیرشگر به صورت دورکاری (کار از راه دور) استخدام می‌کنند.^[۸] همان‌طور که از خود عبارت پیداست، یک پذیرشگر دورکار با استفاده از سرورهای تبادل شعبه خصوصی تلفن (PBX)، تماس‌های تلفنی سازمانی در مکانی دیگر را مدیریت می‌کند. اکثر سرویس‌های پذیرش مدرن می‌توانند پیام‌ها را دریافت کنند، تماس‌ها را بررسی و ارسال کنند، به سوالات متداول اولیه پاسخ دهند و فرم‌های وب را پر کنند. بسیاری از سرویس‌ها همچنین می‌توانند قرار ملاقات‌ها را تعیین کنند و سفارش‌های کارت اعتباری را بپذیرند. برخی از سرویس‌های پذیرش قدیمی‌تر، دهه‌هاست که وجود دارند، اما اغلب عملکرد بسیار متفاوتی نسبت به سرویس‌های مدرن دارند.^[۹]

پیشرفت در صفحه نمایش لمسی و فناوری ویدئوی دو طرفه، نحوه کار برخی از پذیرشگرها را تغییر می‌دهد. انواع جدید سیستم‌های پذیرش ویدیویی مجازی اکنون به پذیرشگران حضوری، داخلی یا از راه دور اجازه می‌دهند تا لابی‌های اداره را از مکان‌های دور مدیریت کنند. این پذیرشگرهای مجازی نه تنها به تلفن‌ها پاسخ می‌دهند، بلکه با استفاده از دوربین تشخیص حرکت، به بازدیدکنندگانی که بدون وقت قبلی وارد ساختمان می‌شوند، خوشامد می‌گویند. سپس تصویر پذیرشگر از راه دور در یک پنجره ویدیویی روی یک LCD دیواری، کیوسک یا کامپیوتر رومیزی all-in-one نمایش داده می‌شود. سپس مسئول پذیرش ویدیویی و بازدیدکنندگان می‌توانند از طریق ویدئوی دوطرفه با هم ارتباط برقرار کنند و به مسئول پذیرش اجازه می‌دهند یک یا چند لابی اداری را از یک مکان مرکزی مدیریت کند.

پیشرفت خودکارسازی اداری، برخی از مشاغل مربوط به پذیرش را از بین برده است. برای مثال، یک متصدی خودکار می‌تواند به تماس تلفنی پاسخ دهد. با این حال، یک پذیرشگر که مهارت‌های اداری/فنی قوی دارد و در ادب، تدبیر و دیپلماسی نیز مهارت دارد، همچنان به عنوان یک دارایی برای وجهه کاری یک سازمان محسوب می‌شود و همچنان در دنیای کار بسیار مورد تقاضا است.

• منشی
• کارمند
• مدیریت اداری

1. ↑ "Receptionists Day". Days Of The Year. Retrieved 2016-06-09.
2. ↑ "BBC News - Brent Council's virtual receptionist labelled a 'gimmick'". Bbc.co.uk. 2013-08-21. Retrieved 2014-03-02.
3. ↑ "Hotel Receptionist Job Information | National Careers Service". Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27. Retrieved 2014-03-02.
4. ↑ Ryder, Chris (20 March 2020). "Betty Williams obituary". The Guardian. Retrieved 16 March 2021.
5. ↑ Mussen, Dale (14 May 2014). "National Receptionist Day". WYRK. Retrieved 4 April 2021.
6. ↑ Shipp, E. R. (October 25, 2005). "Rosa Parks, 92, Founding Symbol of Civil Rights Movement, Dies". The New York Times. p. 2. Retrieved January 1, 2010.
7. ↑ Horowitz, Jason (November 26, 2015). "For Carly Fiorina, Peripatetic Childhood Helped Build Worldview". The New York Times. ISSN 0362-4331. Retrieved December 3, 2015.
8. ↑ "Receptionist". NHS Careers. Retrieved 2014-03-02.
9. ↑ Erickson, Charles (May 10, 2015). "Longtime Stroudsburg answering service endures with old school approach". The Pocono Record. Retrieved 13 May 2015.Erickson, Charles (May 10, 2015). "Longtime Stroudsburg answering service endures with old school approach". The Pocono Record. Retrieved 13 May 2015.